介護の仕事で事務作業やパソコン操作はどんな時にする？大変な理由

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介護の現場では、利用者さんの健康管理や生活サポートがメインの仕事ですが、それ以外にも事務作業やパソコン操作が必要となる場面が多々あります。介護の仕事は、身体的な負担も大きいですが、事務作業やパソコン操作を行うことが大変で働く時の負担になっていることがかなり多いです。この記事では、介護の仕事でどのような時に事務作業やパソコン操作が必要となるか、パソコンや事務作業が苦手な場合にはどうしたらよいかについて考えていきます。

介護の請求や計画作成の事務作業はほぼパソコン作業

介護の仕事で事務作業が必要となるのは、主に書類作成や記録の取りまとめです。例えば、入所された利用者さんの健康状態や日々の生活の様子を記録する必要があります。また、医療機関とのやり取りや、行政機関との手続きなども必要になる場合があります。事務作業は、介護現場での業務の一部として、各施設で役割分担がされています。

ただし、事務作業には注意点もあります。介護の現場は、常に患者さんや利用者さんが待っているため、事務作業の時間を取ることができない場合があります。そのため、事務作業に割く時間を上手に配分することが必要となります。

介護の現場での具体的なパソコン作業をする場面

介護の現場で行うパソコン作業について列挙してみました。職場によるかと思いますがこのようなパソコンで行う業務が生じる可能性があります。

タイムカード
シフト表作成
利用者名簿
利用者情報登録
アセスメントシート
契約書・重要事項説明書
介護計画書
モニタリング
お手紙
実績作成
介護保険請求
請求書・領収書作成
行政への提出する文書作成
広報誌やパンフレット
送迎表

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パソコン操作は介護の事務作業で重要

パソコン操作が必要となるのは、主に事務作業に関わる場面です。介護現場でも介護記録ソフトや業務支援システムを利用することが増えています。介護記録ソフトは、利用者さんの健康状態や提供したサービス支援・内容どを管理するために使用されます。業務支援システムは、医療機関や行政機関とのやり取りや、介護記録の取りまとめなどに使用されます。パソコン操作ができないと、これらのシステムを利用することができません。パソコン操作は介護現場での業務に必要不可欠なスキルの一つと言えます。

パソコン操作に必要なスキルは普通の内容だが、介護保険特有の知見が必要

介護分野でパソコン操作に必要なスキルは、基本的なものがほとんどです。マウスやキーボードの基本操作を覚えることはもちろんですが、その他コピーや貼り付け、エクセルでの作業も結構多いです。また、操作する介護ソフトによっては、情報のつながりがわからないような動きをするものもありますので、データの整理についての知識が必要となる場合があります。パソコン操作自体は難しいものではありませんが、介護の事務作業を行うときには、介護保険法や介護請求の知識がベースにないと意味が分からない作業ばかりなので、単にパソコンが得意だからと言って介護分野での事務作業で大活躍できるというわけでもないのです。介護職員同士でサポートし合うこともできますが、介護保険特有の知見や、書類作成でも地域ごとに異なるローカルルールなどがあるので難しく感じる人が多い状態です。パソコンが苦手な人でもパソコンが得意な人でも、介護保険の知識なしでは介護の事務作業を安心な形で完了できないというのが困ったところです。

介護でパソコンを操作することのメリット

パソコン操作には、以下のようなメリットがあります。

利用者さんの情報を効率的に管理できる
他の職員と情報を共有しやすい
行政機関とのやり取りがスムーズになる
業務の効率化が図れる

これらのメリットは、職場になじむソフトであれば発揮されますが、職場の流れや観察するべき項目や内容などに沿っていなかったらデメリットにもなります。パソコン操作が苦手という人も多くいますが、

介護でパソコンを使うことで大変なことはある？

パソコン操作ができないと、モニタリングや事務作業やシステム利用ができないため、介護現場での業務に支障が生じることがあります。

パソコンの操作とは関係なく意外と大変なのが、介護施設で使えるパソコンが台数が限られていたり、条件が厳しすぎるセキュリティソフトが入っていてやりたいことをやるのに認証は必要だったりするというシステム的な問題があります。パソコンで読む効率化したいと考えている事業所の多くが、実はパソコン台数が足りてなくてパソコンを使いたい職員の行列ができているという不思議な状況が起きているのは介護業界の特色です。また、パソコンの性能についてもあまりこだわりがなく、とりあえず電気屋で一番安いパソコンを買ってきたという介護施設も多くあります。そのようなパソコンを使ってもフリーズしてしまったり、エクセルのファイルを開くのに数分かかったりするような状態なのでどんなにパソコンができる人でもこの環境ではパソコンが大変で嫌いになりそうになることも多いと思います。

まとめ

介護の仕事で事務作業やパソコン操作が必要となる場面があることを考えると、これらのスキルを持っていることは重要です。また、パソコン操作によって、業務の効率化が図れるため、職員の負担軽減にもつながります。しかし、そのスキルがなくても、他のスタッフと協力しながら業務をこなしていくことができます。介護現場では、患者さんや利用者さんを支えるために、職員同士が助け合いながら働くことが求められています。

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